Ufficio stampa cos'è

Cos'è un ufficio stampa? In generale è quell'ufficio che all'interno di un ente si occupa di monitorarne e migliorarne l'immagine e la reputazione. Rientra nell'ambito delle pubbliche relazioni dell'ente, che a sua volta fa riferimento alla direzione marketing e comunicazione. E cos'è un addetto stampa? È il delegato dell'ufficio stampa incaricato a rappresentare l'ente nelle relazioni con gli stakeholder (portatori di interesse) esterni. Ecco come generalmetne è collocato l'uffici ostampa all'interno di un ente (a volte, soprattutto negli enti più piccoli alcune funzioni sono accorpate).

  • Responsabile marketing e comunicazione
    • Ufficio Relazioni Pubbliche
      • Ufficio stampa
        • Addetto stampa
    • Ufficio Marketing

Il responsabile del marketing e della comunicazione (eventualmente con i suoi delegati e preferibilmente insieme all'addetto stampa) lavora in stretta relazione con il direttivo dell'ente, per conoscerne indenzioni e strategie e declinarle nei vai ambiti della comunicazione; è importante che un addetto dell'ufficio stampa sia a conoscenza dei piani strategici dell'ente a breve, medio e lungo termine.

Ecco i compiti dell'ufficio stampa:

  • Monitora le fonti interne individuando le notizie che posso permettere di veicolare all'esterno la mission e la vision dell'ente
  • Mantiene costanti rapporti con i giornali, le televisioni e le radio;
  • Amministra i social network
  • Verifica e promuove l'immagine e la reputazione delle personalità istituzionali dell'ente
  • Monitora la rassegna stampa

Per far questo si avvale al proprio interno di figure professionali specifiche: possono esserci giornalisti, grafici, fotografi. Si può appoggiare a consulenti SEO per la cura della reputazione digitale, oppure avere una persona al proprio interno specializzata nel seguire l'ufficio stampa online.

 

Ufficio stampa cos'è: i rapporti con i giornalisti

La ricchezza principale dell'ufficio stampa sono le relazioni: la fitta rete di contatti con i giornalisti della carta stampata e della televisione locale, nazionale ed internazionale, nelle aree in cui opera l'ente. È fondamentale la costruzione di un database di contatti, che va mantenuto sempre aggiornato. Ci sono alcune soluzioni online che forniscono e tengono aggiornati i contatti dei giornalisti più importanti, ma nulla c'è di meglio che un'oretta a settimana (o al giorno, se l'ufficio stampa è nazionale) dedicata all'aggiornamento del proprio indirizzario.

La costruzione delle relazioni con i giornalisti è più efficace quando avviene di persona: ottima abitudine per l'addetto stampa è quella di visitare periodicamente le redazioni dei colleghi. Altrettanto importante è però la cura dei contatti attraverso i social network (su twitter in particolar modo è molto semplice stringere relazioni importanti).

Le fonti interne

Una gran parte del lavoro consiste nel monitorare e gestire le fonti interne: spesso le persone che hanno a che fare con un'organizzazioni sono i primi cretori di un valore aggiunto di cui non sono consapevoli: creano notizie interessanti, che rendono visibile con forza il messaggio del brand. I giornalisti sono sempre alla ricerca di notizie ghiotte e fresche; il lavoro dell'addetto stampa sarà allora quello di mettere in relazioni le fonti interne con le persone giuste all'esterno.

 

Ufficio stampa cos'è: gli strumenti

Indirizzario media

Fondamentale è controllare l'efficacia della propria comunicazione, e tenere traccia delle relazioni con i giornalisti. Se per una piccola organizzazione può essere sufficiente segnare in un file la corrispondenza con i giornalisti della propria città, questo risulta praticamente impossibile per un ufficio stampa nazionale. 

Fortunatamente la tecnologia viene in aiuto; le soluzioni usate vanno da gestionali che già contengono gli indirizzi delle principali testate, per arrivare a database personalizzati. Due esempi:

La mia scelta personale è ricaduta su questa seconda soluzione. Personalmente dedico una gran parte del mio tempo al mantenimento delle relazioni con i giornalisti su scala nazionale, aiutandomi con un database ad-hoc che ho realizzato utilizzando un clone più economico di Sugar: Vtiger. Rispetto alle soluzioni preconfezionate risparmio 2-3 mila euro all'anno e riesco a relazionarmi con centinaia di giornalisti in tutta Italia avendo ben chiari gli interessi e le aree geografiche di riferimento di ciascuno. Fantastico!

È da segnalare anche l'Agenda del giornalista, che contiene un indirizzario di giornaliste, testate ed opinionisti e che è un ottimo punto di partenza per costruire la propria media library.

 

Rassegna stampa

Ecco alcuni degli strumenti più utilizzati dagli uffici stampa per monitorare la propria voce sui media.

Si tratta sempre di strumenti che comportano un cerco costo per l'ufficio stampa. Per la rassegna stampa digitale consiglio anche Mention e Feedly, usati in combinata. Consentono un risparmio rispetto alle soluzioni già pronte, che si traduce però in una mezzoretta di lavoro al giorno per il monitoraggio della propria reputazione online.

E come organizzare la rassegna stampa? Quale può essere uno strumento agile per condividerla con tutti i pubblici interessati, e per fare ricerche all'interno degli articoli di stampa? Io ho creato una cartella su Evernote, condivisa con tutti gli uffici che si occupano di comunicazione all'interno dell'organizzazione per cui lavoro. (PRO: agile e pratico CONTRO: fatico a creare in un click dei report personalizzati, se hai soluzioni migliori avvertimi!)

 

Ufficio stampa cos'è: l'ufficio stampa digitale

L'ufficio stampa si occupa anche di:

  • Social networks, gestione e monitoraggio
  • Relazioni con gli influenti
  • Analisi delle metriche
  • Copywriting dei siti web, SEO e SEM.

Gestione e monitoraggio dei socialnetworks

Indispensabili al giorno d'oggi per l'ufficio stampa sono: Twitter, Facebook, Instagram. Nella gestione i programmi più utilizzati sono:

Fondamentale per l'ufficio stampa è un corretto utilizzo di twitter, che nella mia esperienza mi sta consentendo di mantenere molte relazioni importanti con i media. Utilizzo per l'analisi Audiense (ex SocialBro); strumento che reputo indispensabile su twitter per curare le relazioni con i followers e per individuare gli influenti più importanti.  Ce ne sono molti altri (da segnalare Commun) ma non ho trovati di così flessibili.

 

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