Ufficio stampa cos'è

Cos'è un ufficio stampa? In generale è quell'ufficio che all'interno di un ente si occupa di monitorarne e migliorarne l'immagine e la reputazione. Rientra nell'ambito delle pubbliche relazioni dell'ente, che a sua volta fa riferimento alla direzione marketing e comunicazione. L'addetto stampa è il delegato dell'ufficio stampa incaricato a rappresentare l'ente nelle relazioni con gli stakeholder (portatori di interesse) esterni. Questo l'organigramma tipo:

  • Responsabile marketing e comunicazione
    • Ufficio Relazioni Pubbliche
      • Ufficio stampa
        • addetto stampa

Il responsabile del marketing e della comunicazione (eventualmente con i suoi delegati) lavora in stretta relazione con il direttivo dell'ente, per conoscerne indenzioni e strategie e declinarle nei vai ambiti della comunicazione; è importante che un addetto dell'ufficio stampa sia a conoscenza dei piani strategici dell'ente a breve, medio e lungo termine.

Ecco i compiti dell'ufficio stampa:

  • Monitora le fonti interne individuando le notizie che posso permettere di veicolare all'esterno la mission e la vision dell'ente
  • Mantiene costanti rapporti con i giornali, le televisioni e le radio;
  • Amministra i social network
  • Verifica e promuove l'immagine e la reputazione delle personalità istituzionali dell'ente
  • Monitora la rassegna stampa

Per far questo si avvale al proprio interno di figure professionali specifiche: possono esserci giornalisti, grafici, fotografi. Si può appoggiare a consulenti SEO per la cura della reputazione digitale, oppure avere una persona al proprio interno specializzata nel seguire l'ufficio stampa online.

I rapporti con i giornalisti

La ricchezza principale dell'ufficio stampa sono le relazioni: la fitta rete di contatti con i giornalisti della carta stampata e della televisione locale, nazionale ed internazionale, nelle aree in cui opera l'ente. È fondamentale la costruzione di un database di contatti, che va mantenuto sempre aggiornato. Ci sono alcune soluzioni online che forniscono e tengono aggiornati i contatti dei giornalisti più importanti, ma nulla c'è di meglio che un'oretta a settimana (o al giorno, se l'ufficio stampa è nazionale) dedicata all'aggiornamento del proprio indirizzario.

La costruzione delle relazioni con i giornalisti è più efficace quando avviene di persona: ottima abitudine per l'addetto stampa è quella di visitare periodicamente le redazioni dei colleghi. Altrettanto importante è però la cura dei contatti attraverso i social network (su twitter in particolar modo è molto semplice stringere relazioni importanti).

Gli strumenti dell'ufficio stampa

Indirizzario media

Fondamentale è tenere traccia delle relazioni con i giornalisti, soprattutto per un ufficio stampa nazionale. Le soluzioni usate vanno da gestionali che già contengono gli indirizzi delle principali testate, a database personalizzati. Due esempi:

Personalmente dedico una gran parte del mio tempo al mantenimento delle relazioni con i giornalisti su scala nazionale, aiutandomi con un database ad-hoc che ho realizzato utilizzando un CRM. Rispetto alle soluzioni preconfezionate risparmio 2-3 mila euro all'anno e riesco a relazionarmi con centinaia di giornalisti in tutta Italia avendo ben chiari gli interessi e le aree geografiche di riferimento di ciascuno. Fantastico!

Rassegna stampa

Ecco alcuni degli strumenti più utilizzati dagli uffici stampa per monitorare la propria voce sui media.

Si tratta sempre di strumenti che comportano un cerco costo per l'ufficio stampa. Per la rassegna stampa digitale consiglio anche Mention e Feedly, usati in combinata. Consentono un risparmio rispetto alle soluzioni già pronte, che si traduce però in una mezzoretta di lavoro al giorno per il monitoraggio della propria reputazione online.

Cos'è l'ufficio stampa digitale

L'ufficio stampa si occupa anche di:

  • Social networks, gestione e monitoraggio
  • Relazioni con gli influenti
  • Analisi delle metriche
  • Copywriting dei siti web, SEO e SEM.

Gestione e monitoraggio dei socialnetworks

Indispensabili al giorno d'oggi per l'ufficio stampa sono: Twitter, Facebook, Instagram. Nella gestione i programmi più utilizzati sono:

Fondamentale per l'ufficio stampa è un corretto utilizzo di twitter, che nella mia esperienza mi sta consentendo di mantenere molte relazioni importanti con i media. Utilizzo per l'analisi Audiense (ex SocialBro); strumento che reputo indispensabile su twitter per curare le relazioni con i followers e per individuare gli influenti più importanti.  Ce ne sono molti altri (da segnalare  Commun) ma non ho trovati di così flessibili.

 

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